10 Manfaat Utama Manajemen Proyek

Manfaat Utama Manajemen Proyek – Bagaimana jika semua proyek ditangani dengan cepat? Tidak ada rencana, tidak ada organisasi, tidak ada itu. Kamu hanya memberi pengarahan singkat kepada tim tentang apa yang perlu dilakukan dan mereka langsung masuk. Seperti memanggang kue. Anda tidak akan menyusun rencana aksi untuk memanggangnya, bukan?

Sayangnya, sebagian besar proyek rumit dan memiliki banyak segi, membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, dan pemantauan yang cermat.

Hanya dengan memiliki pendekatan terstruktur, proses pendukung, dan peran dan tanggung jawab yang jelas bagi manajer proyek, mereka dapat memberikan hasil yang luar biasa sambil tetap berada dalam batasan proyek . Namun, terlepas dari pengakuan global dan manfaat serta keuntungan nyata dari manajemen proyek, bidang ini tetap kurang dihargai.

Menurut survei oleh Project Management Institute (PMI), hanya 58% organisasi yang menyadari pentingnya manajemen proyek yang sebenarnya dan bagaimana hal itu memungkinkan mereka untuk secara efektif mengatasi masalah yang mereka hadapi. Demikian pula, persentase perusahaan yang menggunakan praktik manajemen proyek standar di seluruh papan hanya 23%.

Lihat juga: Apa Itu Manajemen Proyek? Mengapa Sangat Penting?

10 Manfaat Utama Manajemen Proyek

Mengapa Manajemen Proyek Penting? Karena, pemahaman yang jelas tentang manajemen proyek dan memiliki sistem manajemen proyek yang efektif dapat memberikan keajaiban bagi organisasi Anda. Manajemen proyek penting karena membuat proyek Anda tidak berada di luar cakupan.

Selain merangsang produktivitas, meningkatkan transparansi proyek, dan memberikan visi yang jelas kepada tim, 10 manfaat manajemen proyek yang tercantum di bawah ini dapat memberikan keuntungan sebagai berikut.

1. Komunikasi yang Konsisten

Tidak ada rencana proyek yang lengkap tanpa struktur komunikasi yang solid. Komunikasi dalam manajemen proyek adalah aspek yang sangat penting yang dapat memiliki efek signifikan pada kinerja tim.

Sebuah studi menganalisis alasan kegagalan proyek di sektor keuangan Inggris dan menemukan bahwa gangguan komunikasi adalah penyebab utama kegagalan untuk 57% dari proyek yang dipelajari.

Manajer proyek harus memastikan bahwa seluruh tim berbagi tujuan akhir kolektif dan bekerja sama untuk mencapainya. Efisiensi dan produktivitas keseluruhan dari seluruh tim meningkat secara signifikan yang mengarah pada manfaat lain juga.

2. Alokasi Sumber Daya yang Efektif

Sumber daya terbesar yang dimiliki manajer proyek adalah anggota tim. Tim proyek terdiri dari orang-orang dari latar belakang dan departemen yang berbeda dan mereka mungkin memiliki komitmen lain. Melalui perencanaan proyek yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa mereka tersedia saat dibutuhkan.

Demikian pula sumber daya lain seperti anggaran, peralatan, mesin, dan lain-lain dapat diatur secara efektif untuk menghindari keterlambatan proyek selama pelaksanaan. Dengan mengalokasikan setiap sumber daya dengan benar di awal, Anda juga dapat memantau fase-fase yang lebih menuntut dan mempersiapkannya sesuai dengan itu.

Dengan mengetahui arah yang lebih cerdas dan efisien, Anda dapat memastikan bahwa setiap tugas yang diprioritaskan dioptimalkan untuk memberi Anda hasil maksimal dengan biaya terendah.

Lihat juga: Manajemen Waktu Proyek – Cara Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu

3. Produktivitas yang Lebih Tinggi

Bidang manajemen proyek saling berhubungan dengan menjadi produktif. Melalui pemanfaatan sumber daya yang tepat dan memiliki sistem yang efisien, tim proyek dapat dengan mudah menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat dan meningkatkan produktivitas.

4. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Mempertahankan klien dianggap lebih penting daripada memperoleh yang baru dan cara yang dijamin untuk melakukannya adalah dengan menawarkan layanan yang tak tertandingi. Serangkaian operasi efektif yang berfokus pada kualitas dan efisiensi, secara alami akan membuat klien merasa puas. Ini berarti bahwa mereka akan kembali dengan lebih banyak bisnis di masa depan.

Klien yang puas juga akan merujuk organisasi Anda ke pelanggan potensial lainnya, yang berarti pemasaran gratis untuk Anda. Ini bisa menjadi strategi pemasaran yang sangat efektif untuk bisnis.

5. Lebih banyak Fleksibilitas

Saat Anda meningkatkan basis pelanggan Anda, organisasi Anda akan dapat memperoleh lebih banyak modal yang dapat digunakan untuk memperluas bisnis dan merekrut bakat baru.

6. Toleransi Risiko yang lebih tinggi

Perencanaan yang tepat berarti Anda siap untuk skenario ‘bagaimana-jika’ yang mungkin terjadi. Ini berarti bahwa Anda agak siap untuk mengatasi kejadian tak terduga yang dapat berdampak negatif pada proyek Anda.

7. Peningkatan Moral

Dengan kesuksesan yang berkelanjutan dan kinerja yang efektif, tim Anda mendapatkan kepercayaan diri yang lebih besar.

Manajer proyek yang efektif menginspirasi tim mereka dengan memberi insentif dan secara teratur memberi penghargaan kepada para pemain terbaik agar semua orang tetap termotivasi.

8. Perencanaan yang lebih baik

Merencanakan proyek secara efektif sejak awal meletakkan dasar untuk proyek yang sukses. Manajemen proyek mencakup fase untuk rencana proyek di mana Anda dapat dengan jelas mendefinisikan

• Tujuan dan sasaran proyek ,
• Ruang lingkup proyek , dan
• Jadwal proyek .

Itu membuat tim Anda tidak melambat dan menghindari birokrasi yang tidak perlu. Meskipun mungkin tergoda untuk terjun langsung, manajemen proyek membantu Anda dalam jangka panjang.
Dengan rencana proyek yang solid, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki kesepakatan dengan persyaratan klien, mendapatkan semua pemangku kepentingan proyek pada halaman yang sama, dan menandai risiko sebelumnya.

9. Kualitas Kontrol

Sebagian besar manajer proyek berada di bawah tekanan besar untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Ketika tenggat waktu terlewatkan, jadwal proyek diperketat, pekerjaan dipercepat, dan sudut terpotong, menghasilkan kualitas pekerjaan yang buruk.

Metodologi seperti Agile memastikan kualitas dan penerapan produk yang dikirimkan dengan membuat fase terpisah untuk pemeriksaan dan pengujian di setiap langkah. Manajemen proyek yang tepat juga memberi Anda kendali atas jadwal dan sumber daya.

10. Belajar dengan Retrospeksi

Sebagai manajer proyek, Anda tidak boleh melakukan kesalahan yang sama dua kali. Ini juga merupakan kunci untuk melakukan lebih banyak hal yang benar dan mengurangi apa yang salah. Dan, proyek menghasilkan sejumlah besar pengetahuan.

Hampir setiap metodologi manajemen proyek menyertakan tahap retrospektif di akhir proyek untuk memfasilitasi ini. Kerangka kerja seperti Scrum menyertakan retrospeksi berkala sehingga Anda dapat belajar dari apa yang salah selama proyek berlangsung.

Dokumentasi yang direkam dengan benar memungkinkan Anda untuk melacak semua aktivitas, memungkinkan tim untuk belajar dari keberhasilan dan kegagalan proyek . Pembelajaran dari sebuah proyek dapat diterapkan pada semua proyek di masa depan. Ini juga merupakan alat yang hebat untuk memperkirakan biaya dan jadwal proyek.