Manajemen Waktu Proyek – Cara Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu

Manajemen Waktu Proyek – Cara Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu – Salah satu tantangan terbesar dari dalam manajemen proyek adalah mengelola waktu secara efisien. Sebagai manajer proyek, anda memiliki banyak tuntutan atas waktu anda.

Seringkali ada prioritas yang bersaing untuk ditangani, belum lagi kebutuhan tim Anda dan harapan dari pelanggan dan atau para stakeholder anda.

Apa Itu Manajemen Waktu Proyek?

Manajemen waktu proyek didefinisikan sebagai waktu yang dihabiskan dan kemajuan yang dibuat selama proyek. Ini adalah salah satu komponen utama dari manajemen proyek dan yang paling menjadi perhatian manajer proyek. Manajemen waktu membantu Anda menjadwalkan dan memeriksa penyelesaian proyek.

Mengapa Manajemen Waktu Proyek Penting?

Mengelola waktu adalah bagian penting dari manajemen tugas. Ini membantu untuk memecah proyek, menetapkan tugas, dan menyelesaikan proyek tepat waktu. Untungnya, dengan sedikit usaha, Anda dapat menerapkan strategi manajemen proyek yang tidak hanya membuat Anda lebih efisien tetapi sebenarnya dapat membuat kehidupan kerja Anda lebih menyenangkan.

Strategi-strategi ini dapat dianggap dalam tiga kategori besar:

• Proses manajemen waktu proyek
• Menerapkan praktik terbaik manajemen waktu
• Menggunakan alat manajemen waktu yang tepat

Tentu saja, ada beberapa tumpang tindih di antara kategori ini, jadi jangan menganggapnya sebagai langkah yang harus diambil dalam urutan tertentu. Alih-alih, pikirkan tentang kebutuhan tim proyek Anda dan organisasi yang lebih luas, lalu mulailah dengan menerapkan strategi yang tampaknya paling mungkin memberikan dampak.

Enam proses utama dalam Manajemen Waktu Proyek

1. Creating a project plan (Membuat rencana proyek)

Perencanaan adalah bagian penting dari manajemen proyek. Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk membuat rencana proyek. Sebuah rencana proyek, menurut PMI , adalah “dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dijalankan, dipantau dan dikendalikan, dan ditutup.”

Ini menguraikan tujuan dan ruang lingkup proyek Anda dan berfungsi sebagai titik referensi resmi untuk tim proyek, perusahaan yang lebih besar, dan stakeholder proyek. Hanya dengan membuat rencana yang menyeluruh, Anda akan menghemat banyak waktu dan frustrasi bagi diri sendiri dan tim Anda saat proyek berlangsung .

2. Project schedule management process (manajemen jadwal proyek)

Jadwal proyek lebih dari sekadar kalender dasar. Ini merinci garis waktu proyek dan sumber daya organisasi yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Jadwal proyek harus dapat diakses oleh setiap anggota tim. Tujuannya adalah untuk mengkomunikasikan informasi penting kepada tim, sehingga harus komprehensif dan mudah dipahami.

Beberapa langkah dalam membuat jadwal proyek berhubungan langsung dengan manajemen waktu, dan karena mereka bergantung satu sama lain. Dengan bantuan alat penjadwalan proyek terbaik , kami dapat membuat proses penjadwalan yang mulus.

3. Define the project activities (Tentukan kegiatan proyek)

Ini bisa sesederhana membuat daftar tugas yang harus diselesaikan untuk mengirimkan proyek Anda. Dalam kasus proyek yang kompleks, mungkin berguna untuk mengatur tugas-tugas ini dalam bentuk WBS, bagan manajemen proyek yang membantu memvisualisasikan proyek, dan sub-tugasnya.

4. Determine dependencies (Tentukan dependensi)

Setelah Anda memiliki semua aktivitas proyek yang terdaftar, pikirkan masing-masing dengan hati-hati untuk mengidentifikasi tugas mana yang bergantung pada orang lain untuk diselesaikan.

Jika Anda sedang membangun rumah, misalnya, Anda tidak bisa memasang atap sampai rangkanya selesai. Sangat penting untuk menentukan dengan benar semua dependensi proyek Anda sehingga Anda dapat menjadwalkan secara akurat dan menghindari penundaan.

5. Sequence activities (Urutan Kegiatan)

Setelah Anda menetapkan ketergantungan di antara aktivitas Anda, Anda dapat mengurutkannya. Pada titik ini, Anda tidak menetapkan waktu untuk aktivitas Anda dalam hal jam kerja atau tanggal jatuh tempo.

Alih-alih, Anda berfokus pada urutan di mana semua aktivitas proyek harus dilakukan sehingga aliran yang paling efisien dibuat.

6. Estimate durations and resources (Perkirakan durasi dan sumber daya)

Cara terbaik untuk memperkirakan durasi adalah dengan menggunakan data dari pekerjaan serupa sebelumnya. Jika Anda tidak memiliki data untuk bekerja dan tidak ada standar industri yang dapat Anda rujuk, perkiraan berdasarkan rata-rata skenario terbaik, terburuk, dan kemungkinan besar. Perkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas proyek.

Ingatlah bahwa alokasi sumber daya akan mempengaruhi jadwal Anda; jika anggota tim yang sama bertanggung jawab untuk banyak tugas , tugas tersebut tidak dapat diselesaikan pada saat yang bersamaan, yang memengaruhi jadwal Anda.

Menerapkan praktik manajemen waktu yang efektif

Jika Anda merencanakan dengan baik dan menggunakan alat manajemen proyek yang tepat , Anda akan memulai dengan baik. Sekarang saatnya untuk memasukkan beberapa praktik manajemen waktu ke dalam manajemen proyek Anda.

1. Buat Daftar tugas

Pisahkan dari daftar tugas proyek Anda (meskipun itu penting), buat daftar tugas untuk Anda sendiri, dan dorong tim Anda untuk melakukan hal yang sama. Yang terbaik adalah membuat daftar tugas untuk waktu yang terbatas, bahkan sesingkat sehari.

2. Prioritaskan

Ivy Lee adalah pakar publisitas Amerika, tetapi metode yang menyandang namanya berkaitan dengan produktivitas. Pendekatan lima langkahnya untuk menyelesaikan lebih banyak hal sangat sederhana, tetapi jangan mengabaikannya. Ini telah membantu orang mencoret item dari daftar tugas selama lebih dari seratus tahun.

• Di akhir hari kerja Anda, tuliskan enam – dan hanya enam – tugas terpenting yang harus Anda selesaikan pada hari berikutnya.
• Urutkan tugas dalam urutan kepentingan.
• Ketika Anda mulai bekerja keesokan paginya, berikan perhatian penuh Anda pada tugas #1. Kerjakan tugas itu sampai selesai sebelum pindah ke tugas #2.
• Lakukan hal yang sama untuk tugas #2 dan seterusnya dalam daftar. Jika Anda terganggu oleh keadaan darurat yang sebenarnya, kembalilah ke tugas Anda secepat mungkin.
• Di penghujung hari, buatlah daftar enam prioritas Anda untuk hari kerja berikutnya, dengan membawa barang-barang yang tersisa

3. Hindari gangguan

Seperti disebutkan di atas, fokus penting untuk menyelesaikan sesuatu dan mengatur waktu Anda dengan baik. Sisihkan waktu untuk pekerjaan terkonsentrasi pada tugas-tugas Anda. Anda bahkan dapat membuat janji di kalender sehingga tim Anda dapat melihat bahwa Anda sedang sibuk. Ada alat manajemen proyek google yang terintegrasi dengan kalender.

4. Delegasi

Jika Anda tidak pernah punya cukup waktu untuk menyelesaikan daftar tugas Anda, lihat apa yang bisa Anda delegasikan tugas ke anggota lain dari tim Anda.

Menjadi manajer proyek yang baik tidak berarti Anda melakukan semua pekerjaan sendiri. Ini berarti memastikan pekerjaan selesai dan dilakukan dengan baik, tidak peduli oleh siapa.

5. Identifikasi kemacetan

Jika Anda menemukan tim Anda secara konsisten terlambat, periksa alur kerja Anda untuk melihat di mana hambatannya. Alasan umum adalah ketika anggota tim tertentu kelebihan beban.

Menggunakan alat manajemen waktu yang tepat

Selama beberapa tahun terakhir, dunia manajemen proyek digital telah berkembang pesat, menyediakan manajer proyek di semua tingkat pengalaman dengan beragam alat untuk membuat proyek dan manajemen waktu lebih mudah.

Berikut adalah beberapa alat yang dapat membantu Anda mengatur waktu dalam manajemen proyek:

1. Papan Kanban

Papan kanban adalah bentuk manajemen proyek visual yang memungkinkan setiap orang dalam tim untuk mendapatkan pandangan sekilas tentang proyek dan tugasnya. Setiap tugas diwakili oleh kartu, yang membawa informasi penting seperti orang yang ditugaskan untuk tugas tersebut dan tanggal jatuh temponya.

2. Time tracker

Setiap aspek proyek Anda membutuhkan waktu, tetapi ketika Anda mencapai akhir proyek, terkadang sulit untuk mengetahui siapa yang menghabiskan berapa banyak waktu untuk tugas mana saat melihat dasbor proyek.

Jika Anda memiliki proyek serupa yang akan datang; Anda merasa harus tahu berapa banyak waktu yang harus dialokasikan untuk setiap tugas dan fase proyek, tetapi jika tim Anda tidak dapat melacak waktu mereka sebelumnya, ini adalah permainan tebak-tebakan.

Pelacak waktu proyek yang baik membantu penagihan yang akurat, manajemen tim yang berwawasan luas, dan perencanaan yang cermat.

3. Alat kolaborasi

Banyak tim membuang waktu karena alat komunikasi yang buruk. Terkadang alatnya sulit digunakan, terkadang ada banyak saluran komunikasi dan orang lupa untuk memeriksa semuanya.

Terkadang waktu terbuang hanya untuk memeriksa semua saluran (email, teks, pesan instan, pesan suara…itu terus berlanjut!). Alat kolaborasi proyek yang baik mencakup penyederhanaan saluran komunikasi tim Anda.