Apa Itu Manajemen Proyek? Mengapa Sangat Penting?

Apa Itu Manajemen Proyek? Mengapa Sangat Penting? – Baik Anda baru dalam manajemen proyek atau memiliki pengalaman manajemen proyek selama bertahun-tahun, mengelola dan menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran bukanlah hal yang mudah.

Setiap proyek berbeda dan menimbulkan serangkaian tantangan manajemen proyek yang berbeda. Terlepas dari jenis proyek yang sedang Anda kerjakan, Anda mungkin menghadapi tenggat waktu yang ketat dan ekspektasi yang tinggi.

Segala sesuatu dalam manajemen proyek bersifat langsung. Tidak seperti bidang lain, Anda tidak dapat menemukan jalan menuju sukses dengan membuat kesalahan; eksperimen hanya akan membuat Anda dibantai. Anda harus mematuhi secara ketat prinsip-prinsip untuk berhasil. Di situlah panduan ini akan berguna.

Panduan manajemen proyek ini berguna bagi para pemula yang terjun ke dasar-dasar manajemen proyek tanpa pelatihan formal dan juga manajer proyek menengah atau berpengalaman yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang proses manajemen proyek dan metodologi manajemen proyek.

Lihat juga: 10 Manfaat Utama Manajemen Proyek

Apa Itu Manajemen Proyek??

Manajemen proyek didefinisikan sebagai proses mengarahkan proyek dari awal melalui siklus hidupnya. Tujuan utama dari manajemen proyek adalah untuk menyelesaikan proyek dalam tujuan waktu, anggaran, dan kualitas yang telah ditetapkan. Proyek memiliki siklus hidup karena tidak dimaksudkan untuk bertahan selamanya.

Siklus hidup manajemen proyek dimulai ketika proyek dimulai dan berakhir ketika proyek selesai atau dihentikan dengan satu atau lain cara.

Di akhir setiap fase, ada titik keputusan di mana pemangku kepentingan (stakeholder) memutuskan apakah akan menyelesaikan proyek atau menghentikannya dan mengurangi kerugian.

Mengapa Manajemen Proyek Penting?

Menurut survei oleh Project Management Institute (PMI), hanya 58% organisasi yang menyadari pentingnya manajemen proyek yang sebenarnya dan bagaimana hal itu memungkinkan mereka untuk secara efektif mengatasi masalah yang mereka hadapi.

Selain merangsang produktivitas, meningkatkan transparansi proyek , dan memberikan visi yang jelas kepada tim, manajemen proyek dapat memberikan keuntungan berikut ini:

1. Komunikasi yang efektif
2. Manajemen sumber daya yang efisien
3. Meningkatkan kepuasan pelanggan
4. Fleksibilitas dan toleransi risiko yang lebih tinggi
5. Meningkatkan moral tim
6. Kualitas output yang lebih baik
7. Pembelajaran retrospektif

Bagaimana Manajemen Proyek muncul?

Sejarah manajemen proyek adalah bahwa hal itu telah ada selama manusia ada–dari penemuan roda hingga pembangunan Piramida Giza hingga pengembangan perangkat yang Anda gunakan untuk membaca ini. Semua “proyek” ini memerlukan perencanaan, memiliki orang-orang khusus untuk mengawasinya, sponsor, dan orang-orang yang mengerjakannya. Kami hanya tidak menyebutnya proyek .

Kendala proyek seperti ruang lingkup dan beban kerja tidak dipertimbangkan saat itu tetapi akan ada anggaran dan jadwal proyek . Praktek menjadi lebih halus dalam 100 tahun terakhir dengan metodologi yang dikembangkan, dimulai dengan Prinsip Manajemen Ilmiah Fredric Taylor pada tahun 1911.

Henry Gantt memperkenalkan Gantt charts (bagan Gantt eponymous) pada tahun 1917. Taichii Ohno dari Toyota menerapkan bentuk dasar Kanban dan Lean di unit manufaktur mereka pada 1950-an. Institut Manajemen Proyek dibentuk pada tahun 1969. Selama bertahun-tahun, karena sifat pasar berubah, metodologi baru seperti Agile diperkenalkan yang menyempurnakan proses manajemen proyek lebih lanjut.

Apa Saja Lima Fase Manajemen Proyek?

Fase manajemen proyek adalah tugas, perilaku, dan keahlian yang berbeda yang penting untuk menciptakan proyek yang sukses.

1. Inisiasi (Initiation)

Fase inisiasi proyek menandai dimulainya suatu proyek dengan menentukan ekspektasi tingkat tinggi seperti mengapa suatu proyek diperlukan, apakah layak atau tidak, dan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Keluaran dari fase ini termasuk persetujuan pemangku kepentingan yang diperlukan untuk melanjutkan ke fase berikutnya, dokumentasi yang berkaitan dengan kebutuhan proyek (kasus bisnis), dan perkiraan kasar waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ( piagam proyek ), dan daftar awal pemangku kepentingan.

2. Perencanaan (Planning)

Pada fase perencanaan, manajer proyek merinci ruang lingkup proyek , kerangka waktu, dan risiko. Kelengkapan dan kontinuitas adalah komponen utama dari rencana proyek yang sukses .

Keluaran dari fase ini termasuk rencana proyek terperinci, rencana komunikasi proyek (jika tidak ada rencana proyek), garis dasar anggaran, penjadwalan proyek, tujuan proyek individu , dokumen ruang lingkup, dan registri pemangku kepentingan yang diperbarui.

3. Eksekusi (Execution)

Dalam fase pelaksanaan proyek , anggota tim proyek dikoordinasikan dan dipandu melalui komunikasi proyek yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan seperti yang dijelaskan dalam rencana manajemen proyek yang disetujui.

Selain itu, fase ini juga mencakup alokasi dan pengelolaan sumber daya proyek lain yang tepat seperti bahan dan anggaran. Hasil proyek adalah output dari fase eksekusi.

4. Pemantauan dan Pengendalian (Monitoring and Control)

Selama fase pemantauan dan pengendalian proyek , waktu, biaya, dan kinerja proyek dibandingkan pada setiap tahap dan penyesuaian yang diperlukan dibuat untuk kegiatan proyek, sumber daya, dan rencana untuk menjaga semuanya tetap pada jalur yang benar.

Keluaran dari fase ini termasuk laporan kemajuan proyek dan komunikasi lain yang memastikan kepatuhan terhadap rencana proyek dan mencegah pencapaian yang lebih besar dan gangguan tenggat waktu.

5. Penutupan atau Penyelesaian (Closure or Completion)

Proses menyelesaikan proyek, meninjau kiriman proyek, dan mentransisikannya ke pemimpin bisnis disebut fase penutupan proyek dalam siklus hidup manajemen proyek.

Tahap ini menawarkan waktu untuk perayaan dan refleksi. Keluaran dari fase manajemen proyek ini meliputi hasil proyek yang disetujui dan pembelajaran yang dapat diterapkan pada proyek serupa di masa mendatang.

Pendekatan Manajemen Proyek?

Pendekatan manajemen proyek menawarkan kumpulan proses, metode, dan alat untuk mengelola dan menyelesaikan aktivitas proyek. Mereka memastikan konsistensi, menyederhanakan kompleksitas, menurunkan biaya, dan mengurangi risiko. Ada sejumlah pendekatan manajemen proyek mapan yang tersedia.

Di bawah ini adalah beberapa jenis pendekatan manajemen proyek yang paling populer:

1. Phased approach in project management

Phased approach in project management (Pendekatan bertahap) adalah pilihan terbaik untuk proyek besar dan kompleks yang perlu dilaksanakan secara bertahap karena kendala proyek eksternal.

Dalam pendekatan ini, setiap fase melewati kelima area proses dari inisiasi hingga penutupan. Di akhir setiap fase, semua pekerjaan dinilai dan diserahkan ke fase berikutnya secara berurutan.

Pendekatan bertahap sering disebut sebagai air terjun atau model tradisional . Ini adalah pilihan ideal untuk proyek kecil yang terdefinisi dengan baik. Ambiguitas dan risiko yang terlibat muncul dengan kompleksitas dan ukuran proyek.

2. Lean project management

Lean project management (Manajemen proyek ramping) adalah pendekatan berbasis data yang berfokus pada peningkatan proses dan menghilangkan pemborosan melalui penggunaan sumber daya yang efisien (biaya, waktu, dan orang).

Pendekatan manajemen proyek ini mencakup perencanaan terperinci, dokumentasi yang kaya visual, analisis berkelanjutan, dan peningkatan proses yang sering.

Sebuah proyek dianggap ramping jika mengikuti prinsip dasar lean. Deming Cycle (PDCA), Lean Six Sigma (DMEDI), Value Stream Mapping (VSM), dan metodologi kanban adalah beberapa pendekatan manajemen proyek lean yang paling populer.

Sebagian besar bisnis condong ke arah pemetaan aliran nilai karena menawarkan visualisasi yang akurat dan terperinci dari semua langkah dalam proyek.

Value Stream Mapping (VSM) adalah alat dua dimensi yang kuat yang mendokumentasikan dan mengarahkan transformasi ramping dari perspektif gambaran besar. Ini tidak hanya membantu bisnis memahami total waktu tunggu tetapi juga menunjukkan waktu tunggu dan waktu siklus individu dan memberikan gambaran yang jelas tentang pemborosan yang menghambat aliran proyek.

Dengan mengamati dan memahami aliran visual suatu proyek, organisasi dapat menghilangkan pemborosan lean , mengurangi waktu pemrosesan administratif, dan secara konsisten memenuhi tenggat waktu dan tujuan proyek.

3. Iterative and incremental project management

Iterative and incremental project management (Manajemen proyek berulang) adalah metodologi manajemen proyek yang digerakkan oleh perubahan yang dikembangkan untuk menangani perubahan dan mengurangi risiko proyek yang melekat.

Metodologi manajemen proyek ini adalah pilihan sempurna untuk proyek multi-perusahaan skala besar dengan persyaratan yang tidak jelas dan tingkat risiko yang tinggi. Ini sering digunakan untuk pengembangan perangkat lunak.

Berbagai pendekatan manajemen proyek seperti manajemen proyek Agile , manajemen proyek Ekstrim, dan banyak lagi telah berevolusi dari pendekatan inkremental dan iteratif.

4. Critical chain project management

Critical chain project management atau disebut Manajemen proyek rantai kritis (CCPM) digunakan untuk merencanakan dan mengelola proyek sambil memberikan ruang untuk kendala sumber daya (personil, peralatan, dan banyak lagi). Hal ini didasarkan pada teori kendala (TOC) yang menyatakan bahwa rantai hanya sekuat mata rantai terlemahnya.

Di CCPM, penundaan proyek dicegah dengan menambahkan buffer ke sumber daya yang melekat dan dependensi tugas proyek .

5. Product-based planning

Product-based planning (Perencanaan berbasis produk) adalah pendekatan manajemen proyek terstruktur yang berfokus pada keluaran dan hasil proyek (termasuk produk antara), tidak seperti pendekatan tradisional yang berfokus pada aktivitas dan tugas.

Karena jauh lebih sedikit kiriman daripada tugas, maka relatif mudah untuk mendefinisikan dan mengaturnya dengan cara yang logis. Metodologi PRINCE2 adalah implementasi paling umum dari pendekatan ini.

6. Process-based management

Process-based management (Manajemen proyek berbasis proses) memungkinkan manajer proyek untuk membuat, mengelola, dan meningkatkan proyek yang selaras dengan visi, misi, dan nilai inti bisnis. Semua kegiatan dan tujuan proyek dirancang sedemikian rupa sehingga berkontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi yang paling penting.

Manajemen proyek berbasis proses mencakup enam tahap:

• Defining the processes (Mendefinisikan proses).
• Identifying process indicators (Mengidentifikasi indikator proses).
• Measuring performance (Mengukur performa).
• Adjusting objectives (Menyesuaikan tujuan).
• Planning improvements (Perbaikan perencanaan).
• Implementing improvements (Menerapkan perbaikan).

OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) dan CMMI (Capability Maturity Model Integration) adalah beberapa model kematangan manajemen proyek berbasis proses yang paling populer.

7. Project production management

Project production management (PPM) atau biasa disebut Manajemen produksi proyek adalah pendekatan strategis yang menerapkan teori dan prinsip ilmu operasi untuk lebih memahami dan mengoptimalkan pengiriman proyek.

Apa yang membuat PPM unik adalah fakta bahwa PPM menggunakan data aktual dari aktivitas proyek untuk memprediksi batasan dan menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai. Ini juga membantu dalam merancang mekanisme kontrol yang tepat untuk buffer variabilitas.

Apa alasan utama kegagalan proyek?

Setiap proyek yang layak rentan terhadap kegagalan karena salah satu dari lima alasan yang tercantum di bawah ini:

1. Kekurangan sumber daya – sumber daya yang tidak mencukupi untuk menyelesaikan proyek.
2. Kerangka waktu yang tidak memadai – mengalami kesulitan menyelesaikan proyek tepat waktu.
3. Tujuan yang tidak jelas – kurangnya dokumentasi yang mendetail dapat menyebabkan hasil yang tidak sesuai.
4. Harapan stakeholder yang dikelola dengan buruk – perubahan ruang lingkup proyek yang tidak disetujui oleh pemangku kepentingan menyebabkan berbagai pandangan tentang kualitas, waktu, atau anggaran.
5. Manajemen risiko yang tidak memadai – kegagalan untuk menetapkan risiko yang terkait dengan setiap proyek dapat menyebabkan proyek Anda gagal.

Tidak ada yang memulai proyek dengan harapan akan gagal, namun sebagian besar proyek gagal ketika manajer proyek mengabaikan kebutuhan untuk merampingkan teknik manajemen proyek mereka .

Bagaimana merampingkan manajemen proyek secara efektif?

Proyek dipenuhi dengan banyak detail. Dalam perlombaan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, ada kemungkinan untuk melewatkan beberapa detail penting di sepanjang jalan. Terutama ketika manajemen proyek ditangani secara manual, sulit untuk mencatat setiap detail kecil dari sebuah proyek. Ini menghasilkan tumpukan dokumen dan spreadsheet di mana ketidakpastian berkembang meningkatkan peluang kegagalan.

Meskipun tidak mungkin untuk memanfaatkan kekacauan dalam manajemen proyek dalam semalam, ada sejumlah cara untuk merampingkan manajemen proyek secara efektif.

1. Tetapkan cakupan yang jelas dan dapatkan persetujuan stakeholder.
2. Bangun tim manajemen proyek terbaik yang Anda bisa.
3. Buat jadwal proyek yang realistis agar berhasil.
4. Tentukan peran dan tanggung jawab proyek dengan jelas.
5. Kembangkan rencana yang komprehensif agar tetap up-to-date.
6. Delegasikan tugas dan prioritaskan tim yang sesuai.
7. Dapatkan sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek.
8. Berkomunikasi dengan baik (dan sering) dengan para stakeholder.
9. Tetapkan tonggak pencapaian yang sering untuk mengukur kesuksesan.
10. Mengantisipasi perubahan; mempertahankan strategi yang fleksibel.
11. Kelola risiko manajemen proyek secara proaktif.
12. Investasikan solusi perangkat lunak manajemen proyek.

Dengan mengikuti dua belas langkah dengan cermat dalam siklus hidup proyek mereka, bahkan manajer non-proyek dapat berhasil merampingkan dan menyelesaikan proyek mereka. Selain itu, Anda juga dapat mengikuti daftar periksa manajemen proyek dan juga melihat tantangan manajemen proyek untuk memaksimalkan produktivitas proyek Anda.

Berbagai jenis struktur manajemen proyek

Salah satu penyebab utama kegagalan proyek adalah ketidaksejajaran tim proyek . Mereka tidak memiliki panduan mengenai struktur organisasi yang mempengaruhi otoritas manajer proyek

Struktur manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai garis kendali dan wewenang resmi dalam tim proyek serta organisasi dan mereka memberi tahu kita cara kerja hubungan pelaporan.

Berdasarkan pada sifat pekerjaan dan tujuan proyek, tim disusun dalam tiga cara:

1. Struktur Organisasi Fungsional

Ini mengikuti sistem hierarki di mana keputusan kunci seperti penganggaran, penjadwalan, dan alokasi sumber daya terletak pada manajer fungsional, yang memiliki keahlian di bidang yang sama, meninggalkan manajer proyek dengan sedikit atau tanpa otoritas.

Pekerjaan dipecah menjadi unit departemen seperti, penjualan, SDM, admin. Tanggung jawab telah ditentukan sebelumnya dan semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab. Anggota tim menjadi lebih terampil dalam apa yang mereka lakukan.

Namun, ada beberapa kelemahan dari struktur ini:

• Pekerjaan bisa menjadi monoton
• Kolaborasi lintas fungsi menjadi buruk
• Tingkat birokrasi yang lebih tinggi

2. Struktur Organisasi yang Diproyeksikan

Struktur organisasi ini menempatkan manajer proyek sebagai penanggung jawab sepenuhnya. Manajer proyek memiliki wewenang penuh atas anggaran, staf, dan jadwal. Tim proyek terdiri dari anggota dari lintas departemen. Di akhir proyek, semua anggota tim dilepaskan ke departemen fungsional masing-masing.

Keputusan dibuat lebih cepat karena tim proyek harus menavigasi lebih sedikit birokrasi. Komunikasi menjadi lebih mudah dan efektif. Anggota tim memperoleh pengalaman di berbagai bidang saat mereka mengerjakan berbagai jenis proyek .

Ketika anggota tim mengerjakan banyak proyek , kesulitan muncul. Mungkin ada bentrokan prioritas antara proyek. Jadwal dan tenggat waktu yang ketat membuat tempat kerja menjadi stres.

3. Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks menggabungkan yang terbaik dari kedua dunia. Hubungan pelaporan diatur dalam matriks atau kisi, dengan hubungan pelaporan ganda yaitu setiap anggota tim melapor kepada manajer fungsional dan manajer proyek.

Manajer fungsional meninjau pekerjaan yang membantu dalam meningkatkan keterampilan manajemen proyek seseorang . Manajer proyek memprioritaskan dan memberi arahan pada pekerjaan.

Struktur organisasi ini memfasilitasi pembagian sumber daya. Ini mendorong komunikasi yang lebih baik dan tim bertindak sebagai unit yang terintegrasi. Ini adalah salah satu struktur terberat untuk dibentuk karena tarik-menarik yang saling bertentangan pada anggota tim dan sumber daya. Karena anggota tim melapor kepada dua manajer, hal itu dapat menimbulkan kesalahpahaman dan konflik yang tidak perlu.

10 bidang pengetahuan manajemen proyek yang perlu Anda ketahui

Dalam Buku Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK), membagi manajemen proyek menjadi 10 area yang dapat dicerna. Mereka bertepatan dengan fase kronologis manajemen proyek dan merupakan bidang subjek teknis inti.

• Manajemen integrasi proyek
• Manajemen ruang lingkup proyek
• Manajemen waktu proyek
• Manajemen biaya proyek
• Manajemen kualitas proyek
• Manajemen sumber daya manusia proyek
• Manajemen komunikasi proyek
• Manajemen risiko proyek
• Manajemen pengadaan proyek
• Manajemen pemangku kepentingan proyek

Peran dan tanggung jawab yang harus dimiliki manajer proyek

Mirip dengan proyek yang melewati berbagai fase manajemen proyek, seorang manajer proyek perlu memikul serangkaian peran dan tanggung jawab dengan orang-orang yang terlibat.

1. Peran Interpersonal

• Bekerja dengan beragam profesional
• Menyelesaikan perselisihan tim
• Membangun hubungan positif
• Memotivasi anggota tim

2. Peran Informasi

• Berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan secara efektif
• Membuat orang tetap up-to-date
• Sering-seringlah mengadakan rapat tim
• Memberikan feedback kinerja

3. Peran Keputusan

• Membuat berbagai keputusan di setiap tahap
• Tetap jernih dan fokus
• Menyeimbangkan ruang lingkup, waktu, dan sumber daya
• Mencegah creep lingkup dan selip anggaran

4. Peran Manajemen

• Merekrut dan mengelola karyawan
• Mengelola keuangan
• Menanggapi ambiguitas dengan baik
• Mematuhi prioritas bisnis

Jika sebagian besar tanggung jawab yang tercantum di atas terdengar familiar, maka secara tak langsung anda adalah seorang manajer proyek, walaupun jabatan Anda tidak mengatakan demikian. Dengan menerapkan beberapa praktik terbaik manajemen proyek, Anda dapat meningkatkan efisiensi manajemen tim Anda secara keseluruhan.