4 Komponen Utama Manajemen Biaya Proyek

Komponen Utama Manajemen Biaya Proyek yang Sukses – Apa pun ukuran dan sifat proyek, pengelolaannya selalu menjadi tantangan. Pemimpin dan manajer proyek harus mengoordinasikan berbagai sumber daya dan kegiatan, mengawasi tenggat waktu yang semakin dekat, meramalkan hambatan kinerja yang tersembunyi, dan mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga.

Tentu saja tugas seperti itu tentu bukan untuk orang yang lemah hati.

Sementara banyak kesulitan dalam perjalanan menuju penyelesaian proyek, manajemen biaya sejauh ini adalah yang paling signifikan, dan sejumlah besar perusahaan gagal melakukannya dengan benar. Pembengkakan biaya sangat umum terjadi di setiap sektor kinerja, setiap industri dan setiap bagian dunia.

Mereka dapat mencapai skala besar baik dalam proyek jangka pendek maupun jangka panjang, merusak kesehatan keuangan mereka secara serius dan mengurangi peluang untuk sukses.

Namun demikian, pendekatan yang komprehensif dan sistematis untuk manajemen biaya adalah obat yang pasti untuk masalah ini. Berfokus pada menyelaraskan kebutuhan proyek dengan sumber daya yang tersedia, mengawasi pengeluaran saat ini dan masa depan, dan menganalisis kinerja biaya, praktik ini dapat sangat membantu Anda dalam menghindari risiko pembengkakan biaya.

Dalam artikel ini, kami akan mendefinisikan apa itu manajemen biaya proyek, mendiskusikan perannya dalam perencanaan proyek, dan meninjau komponen utamanya untuk membantu Anda melihat mengapa Anda sendiri harus berinvestasi dalam manajemen biaya.

Apa itu Manajemen Biaya Proyek?

Manajemen biaya dalam proyek mencakup seluruh kegiatan yang bertujuan untuk merencanakan, memperkirakan dan memantau pengeluaran di seluruh siklus hidup proyek , mulai dari garis besar strategis dan diakhiri dengan penilaian hasil.

Tujuan utama dari manajemen biaya proyek adalah untuk:

• Menghitung berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk melakukan tugas dan tugas yang terlibat dalam proyek,
• Mengembangkan anggaran proyek dan mengalokasikan dana sesuai hasil estimasi biaya,
• Melacak berapa banyak yang dihabiskan untuk kegiatan terkait proyek dan mendorong kepatuhan dengan anggaran yang dibuat,
• Mengumpulkan data statistik mengenai biaya proyek yang sebenarnya untuk menginformasikan pengambilan keputusan di masa depan.

Dengan pencapaian semua tujuan ini, Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk mengendalikan biaya proyek, yang akan membantu Anda mengurangi risiko kerugian dan memaksimalkan keuntungan.

Peran Manajemen Biaya dalam Manajemen Proyek

Manajemen biaya merupakan bagian integral dari manajemen proyek secara umum, dan kontribusinya terhadap keberhasilan proyek lebih dari penting. Untuk memahami alasannya, mari kita kenali tujuan utama manajemen proyek dan telusuri masalah kendala proyek dalam beberapa detail.

Perencanaan Proyek dan Triple Constraint

Dengan demikian, upaya utama manajemen proyek adalah untuk mencapai tujuan proyek yang dirumuskan dalam kerangka waktu, ruang lingkup, dan anggaran tertentu. Ketiga parameter restriktif ini diilustrasikan dalam Model Triple Constraint sebagai saling bergantung: perubahan di salah satu dari mereka pasti memerlukan perubahan di dua lainnya.

Misalnya, ketika ruang lingkup proyek diperbesar, jumlah upaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya meningkat. Akibatnya, tenggat waktu dan biaya proyek itu juga berubah.

Asal usul Triple Constraint tidak diketahui, namun model tersebut telah digunakan oleh para manajer di seluruh dunia selama lebih dari setengah abad dan telah menjadi standar praktik. Sedasar apa pun, segitiga secara skematis menggambarkan batas-batas proyek dasar yang berfungsi sebagai metrik selama perencanaan sumber daya.

Dalam dunia bisnis saat ini, sangat penting untuk mengingat saling ketergantungan antara ruang lingkup proyek, kerangka waktu dan biaya. Lingkungan modern berkembang pesat dan sangat kompetitif. Itu membuat manajer berkompromi di setiap langkah dan memilih antara keterjangkauan dan kualitas, kecepatan dan efektivitas, kepuasan pemangku kepentingan dan profitabilitas. Daftarnya terus berlanjut.

Dengan demikian, Anda harus selalu menyadari fakta bahwa keputusan untuk menyelesaikan proyek dalam jangka pendek akan memerlukan kebutuhan untuk mengurangi volume tugas terkait proyek atau menginvestasikan lebih banyak uang pada personel dan teknologi yang terampil. Jika tidak, Anda kemungkinan besar akan gagal memenuhi tenggat waktu atau kualitas pekerjaan Anda akan sangat buruk.

Secara keseluruhan, Triple Constraint Model hadir untuk mengingatkan Anda akan hal itu.

Mengapa Perencanaan Biaya Sangat Penting?

Sementara ketiga parameter yang termasuk dalam Kendala Tiga tidak diragukan lagi penting untuk diperhitungkan, data statistik menunjukkan bahwa biaya adalah faktor paling kritis dalam menentukan kegagalan dan keberhasilan proyek.

Menurut studi McKinsey-Oxford tentang kinerja di sektor TI, pembengkakan biaya dalam proyek perangkat lunak dapat mencapai rata-rata 66%, dan dalam proyek yang tidak terkait dengan perangkat lunak – 43%. Namun, perusahaan TI bukan satu-satunya yang menanggung risiko keuangan setelah melampaui anggaran proyek mereka.

Sebuah tinjauan baru -baru ini terhadap bukti dari industri konstruksi internasional mengungkapkan bahwa rata-rata pembengkakan biaya dalam proyek-proyek menengah mencapai 32,5%, sedangkan dalam proyek-proyek besar, jumlahnya dapat mencapai 88%.

Statistik ini menunjukkan bahwa terlepas dari semua kemajuan dalam praktik dan teori manajemen biaya proyek selama dekade terakhir, banyak proyek masih mengalami konsekuensi dari prediksi dan kontrol pengeluaran yang tidak memadai.

Sebagian, pembengkakan biaya proyek dapat dikaitkan dengan kurangnya rencana strategis yang jelas dan ketidakmampuan manajer untuk mempertimbangkan potensi risiko dan perubahan lingkungan. Namun, meremehkan biaya proyek harus secara sah disebut alasan utama mengapa bisnis jauh di atas harapan yang dianggarkan.

Berbeda dengan tim dengan sikap tanpa berpikir terhadap manajemen biaya, pendekatan yang serius dan hati-hati terhadap praktik penting ini dapat membawa Anda dan proyek Anda jauh.

4 Proses Utama Manajemen Biaya Proyek

Proses manajemen biaya proyek yang sukses dilakukan secara sistematis dan biasanya melibatkan 4 langkah:

• Resource Planning.
• Cost Estimation.
• Budgeting.
• Cost Control.

Di bagian ini, kami akan meninjau masing-masing secara terpisah dan mengidentifikasi hasil / nilai utama mereka.

1. Resource Planning

Resource Planning atau Perencanaan sumber daya adalah tahap awal dalam manajemen biaya proyek dan terkait erat dengan proses perencanaan proyek.

Untuk memahami sumber daya mana yang diperlukan untuk memulai dan menyelesaikan proyek, Anda harus mengetahuinya dari dalam ke luar: tujuan jangka pendeknya, tujuan jangka panjangnya, dan lingkungan di mana ia akan direalisasikan.

Dengan kata lain, perencanaan sumber daya tidak mungkin dilakukan tanpa strategi proyek yang terdefinisi dengan baik dan ide yang jelas tentang bagaimana mengimplementasikannya.

Berdasarkan ini, daftar praktik yang terlibat dalam perencanaan sumber daya adalah sebagai berikut:

• Analisis rencana dan strategi proyek, serta semua faktor lingkungan internal dan eksternal yang relevan;
• Estimasi jumlah sumber daya yang dibutuhkan (misalnya, bakat, peralatan, kekayaan intelektual, dll.);
• Spesifikasi kegiatan/prosedur kerja berdasarkan pengetahuan tentang ruang lingkup dan kerangka waktu proyek;
• Identifikasi defisit dan kebutuhan sumber daya saat ini dengan menggunakan hasil analisis lingkungan;
• Pembuatan proposal berbasis bukti untuk akuisisi dan alokasi sumber daya.

Sebagai hasil dari melakukan praktik-praktik ini, Anda akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang aktivitas dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Anda juga akan melihat apa saja sumber daya dan aktivitas ini, berapa banyak yang sudah Anda miliki dan berapa banyak yang masih harus Anda peroleh. Setelah itu, Anda dapat melanjutkan ke perhitungan biaya terkait proyek yang lebih rinci.

2. Cost Estimation

Cost estimation atau Estimasi biaya menyiratkan penilaian jumlah total uang yang diperlukan untuk melakukan proyek. Informasi yang diperoleh pada tahap perencanaan sumber daya akan banyak membantu Anda saat memilah biaya proyek : karena Anda sudah mengetahui jumlah dan jenis sumber daya yang dibutuhkan, tugas utamanya adalah mengidentifikasi harganya seakurat mungkin. Kemudian, jumlahkan saja angka-angkanya untuk melihat berapa biaya proyek Anda secara keseluruhan.

Karena meremehkan dan kegagalan untuk meramalkan perubahan lingkungan meningkatkan risiko pembengkakan biaya, Anda dapat mempertimbangkan untuk melakukan analisis biaya berbasis risiko juga.

Misalnya, mengevaluasi potensi kerugian karena keterlambatan pasokan bahan produksi penting, beberapa masalah teknis atau bahkan pemecatan karyawan yang sangat penting. Pilih apa pun yang masuk akal dalam situasi Anda dan tambahkan perkiraan biaya acara ke hasil estimasi lainnya.

Sedangkan estimasi biaya reguler akan memungkinkan Anda untuk melihat apakah kegiatan proyek yang direncanakan layak secara finansial untuk dilakukan dan, setelah itu, mengoptimalkannya sesuai, penilaian biaya berbasis risiko juga akan menarik Anda untuk mengamankan jumlah cadangan dalam anggaran proyek Anda. Uang ini nantinya akan berfungsi sebagai bantalan terhadap peristiwa yang tidak terduga dan mahal.

3. Budgeting

Pada fase ketiga dalam manajemen biaya proyek, Anda akan mengembangkan anggaran – ringkasan semua pengeluaran dan/atau pendapatan yang terlibat dalam proyek. Dengan demikian, dokumen penting ini bertujuan untuk menyimpulkan perhitungan biaya dan upaya perencanaan sumber daya. Dia

• Menyatakan perkiraan biaya akhir.
• Menjelaskan berapa banyak uang yang akan Anda miliki pada berbagai tahap dalam siklus hidup proyek.
• Menunjukkan berapa banyak dana yang dapat dan harus dialokasikan untuk kegiatan proyek tertentu.

Pada akhirnya, anggaran proyek yang dikembangkan dengan baik akan meletakkan dasar untuk pengendalian biaya yang harus dilakukan tim Anda untuk menghindari pengeluaran berlebih dan mendapatkan lebih banyak keuntungan.

4. Cost Control

Cost control atau Pengendalian biaya adalah praktik mengidentifikasi, memantau, dan mengevaluasi biaya proyek dengan tujuan untuk mengurangi pengeluaran dan memaksimalkan pendapatan bisnis. Ini dilakukan dengan membandingkan kinerja keuangan aktual proyek dengan harapan yang tercantum dalam anggaran.

Dalam situasi yang ideal, tim Anda harus selalu mematuhi perkiraan anggaran. Namun, karena pembengkakan biaya sering terjadi dan sulit dikendalikan 100% sepanjang waktu, penting untuk memastikan bahwa semua pengeluaran dicatat dengan benar dan, oleh karena itu, menjadi sasaran analisis menyeluruh.

Dengan membandingkan data biaya proyek yang sebenarnya dengan yang dinyatakan dalam anggaran, manajer dapat mendeteksi kelemahan dalam pendekatan mereka terhadap manajemen biaya proyek dan mengungkapkan faktor-faktor yang dibiarkan tanpa perhatian yang tepat tetapi memerlukan pertimbangan. Dengan cara ini, menjadi mungkin untuk meningkatkan akurasi dan kualitas manajemen biaya dan meningkatkan kinerja keuangan proyek masa depan.

Untuk meringkas hal di atas, berikut adalah daftar prosedur utama yang terlibat dalam pengendalian biaya:

• Mendorongan kepatuhan dengan perkiraan anggaran,
• Pelacakan biaya dengan menggunakan alat pelaporan yang kuat ,
• Evaluasi biaya sepanjang siklus hidup proyek dengan membandingkan biaya aktual dengan yang diprediksi,
• Penilaian kinerja keuangan proyek setelah selesai sebagai sarana untuk menginformasikan Pengambilan keputusan di masa depan dan meningkatkan praktik manajemen biaya proyek.

Kesimpulan

Meskipun pengendalian biaya tidak pernah tanpa rasa sakit, dengan mendekatinya secara sistematis dan penuh perhatian, Anda akan meningkatkan peluang keberhasilan proyek hingga tingkat yang substansial.

Ingat tentang kendala rangkap tiga saat mengembangkan rencana proyek, ikuti 4 langkah proses manajemen biaya yang dijelaskan dalam artikel ini dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan ide proyek Anda untuk mendapatkan hasil yang lebih baik lagi.

Semakin banyak pengalaman dan keahlian dalam manajemen biaya yang Anda dapatkan, semakin mudah bagi Anda untuk menyelesaikan proyek apa pun sesuai anggaran dan tepat waktu.