6 Cara Memperkirakan Biaya Proyek

Cara Memperkirakan Biaya Proyek – Saat memperkirakan biaya yang mungkin dikeluarkan proyek Anda, Anda memperoleh peluang lebih tinggi untuk membuatnya tetap menguntungkan dan mencapai hasil kinerja yang diinginkan. Tapi bagaimana pendekatan estimasi biaya?

6 Cara Memperkirakan Biaya Proyek

Akan membantu jika Anda memulai dengan mengidentifikasi jenis pengeluaran yang akan dihasilkan oleh proyek Anda. Satu-satunya masalah adalah bahwa ada lebih dari satu cara untuk melakukan ini.

Dan untuk mengurangi kebingungan, di sini kami menjelaskan enam metode utama yang mungkin digunakan para manajer saat ini untuk menyortir berbagai jenis biaya.

Selami untuk mempelajari lebih lanjut!

Apa Itu Biaya Proyek?

Biaya proyek adalah dana yang diperlukan untuk melakukan usaha bisnis yang direncanakan, dan mereka adalah subjek utama dalam penganggaran proyek dan manajemen biaya.

Biaya adalah entitas yang Anda perkirakan saat mengembangkan anggaran. Itu adalah uang yang sebenarnya Anda investasikan dalam pekerjaan dan jumlah yang Anda lacak dan kendalikan hingga akhir proyek.

Jenis Utama Biaya Proyek

1. Biaya Langsung vs Tidak Langsung

Salah satu metode yang paling umum untuk mengkategorikan biaya proyek adalah dengan membaginya menjadi biaya langsung dan tidak langsung.

Biaya langsung disyaratkan oleh segala sesuatu yang Anda lakukan untuk menghasilkan output tertentu. Mari kita ambil proyek pengembangan perangkat keras sebagai contoh. Dalam hal ini, biaya langsung akan mencakup:

• Bahan baku untuk pembuatan barang jadi (misalnya, baja, plastik, dll.),
• Tenaga kerja langsung (yaitu, sumber daya manusia dan jam yang diperlukan untuk memproduksi produk),
• Dan peralatan produksi.

Secara keseluruhan, setiap biaya yang secara langsung mempengaruhi volume output Anda termasuk dalam kategori pengeluaran langsung. Setiap perubahan dalam besaran produksi akan menyebabkan peningkatan atau penurunan jumlah barang tertentu yang diperlukan untuk memenuhi tujuan keluaran yang ditetapkan. Hal-hal ini akan menjadi pengeluaran langsung Anda.

Sebaliknya, biaya tidak langsung terdiri dari biaya segala sesuatu yang tidak secara langsung terkait dengan operasi proyek utama tetapi diperlukan untuk mendukungnya.

Mari kita perhatikan kembali contoh di atas. Untuk membuat perangkat keras, Anda perlu:

• Sewa fasilitas,
• Membayar gaji kepada pegawai administrasi,
• Menggunakan teknologi untuk komunikasi antar unit bisnis,
• Dan melakukan perjalanan ke berbagai kota untuk menandatangani kontrak dengan pemasok.

Semua kegiatan ini termasuk dalam kategori biaya tidak langsung. Mereka penting untuk keberlanjutan bisnis secara keseluruhan tetapi tidak terkait dengan proses produksi itu sendiri.

2. Biaya Tetap vs Variabel

Ketika mengkategorikan biaya berdasarkan kapasitas produksi, praktisi bisnis membaginya menjadi biaya tetap dan variabel.

Biaya tetap adalah biaya-biaya yang jumlahnya tidak pernah berubah, terlepas dari kemungkinan perubahan volume output. Salah satu contoh terbaik dari biaya tetap adalah pembayaran sewa. Misalnya, perusahaan pengembangan perangkat keras yang disebutkan di atas mungkin harus membayar $15.000 untuk fasilitas produksi setiap bulan. Harga ini tetap sama, selalu dari berapa banyak barang yang telah diproduksi bisnis selama masa sewa – 15 atau 500.

Sebaliknya, biaya variabel terus berubah ketika perusahaan meningkatkan atau menurunkan output produksinya. Jika perusahaan pengembangan perangkat keras yang sama memutuskan untuk memproduksi 300 USB flash drive dengan biaya $15 (yaitu, jumlah dari semua pengeluaran langsung yang relevan), total biaya variabel untuk proyek tersebut adalah $4.500. Pada saat yang sama, jika perusahaan ini akan memilih untuk memproduksi 800 drive USB, biaya variabel akan naik menjadi $12.000.

3. Biaya Periode vs Produk

Masih ada cara lain untuk mengklasifikasikan biaya berdasarkan hubungannya dengan proses produksi – dengan membaginya menjadi biaya produk dan biaya periode.

Biaya produk mengacu pada SEMUA yang terlibat dalam proses produksi:

• Biaya langsung,
• Biaya yang dikeluarkan bisnis Anda saat menjalankan operasi hariannya,
• Pemeliharaan peralatan,
• Gaji manajer produksi, dll.

Secara keseluruhan, kelompok pengeluaran ini mencakup berbagai objek dan kegiatan yang baik secara langsung maupun tidak langsung terkait dengan proses pusat produksi (atau penyediaan jasa) itu sendiri.

Adapun biaya periode , mereka dikeluarkan bukan oleh pembelian atau produksi barang atau jasa tetapi oleh waktu. Untuk memperjelas hal ini, mari kita lihat bagaimana perusahaan menghapus biaya produk dan periode di neraca mereka. Kelompok pengeluaran sebelumnya biasanya dilaporkan sebagai persediaan atau sebagai harga pokok penjualan.

Sebaliknya, biaya periode biasanya dibebankan pada periode yang terjadi sebagai biaya penjualan atau beban umum dan administrasi yang dihasilkan dari operasi bisnis sehari-hari. Misalnya, karena kegiatan promosi produk, upah pegawai administrasi dan sewa kantor perusahaan biasanya terikat waktu dan tidak berhubungan langsung dengan proses produksi utama, maka harus dianggap sebagai biaya periode.

4. Biaya Pra-operasi vs Operasi

Biaya dapat dikelompokkan tergantung pada koneksinya ke berbagai tahap siklus hidup proyek. Dengan cara ini, biaya pra-operasi dan biaya operasional dapat dibedakan.

Biaya pra-operasi dikeluarkan sebelum dimulainya proyek yang sebenarnya dan semua operasi yang relevan. Sebelum terlibat dalam realisasi proyek, Anda mungkin perlu melakukan analisis lingkungan, mengembangkan rencana strategis, dan melatih anggota staf baru. Semua kegiatan awal ini termasuk dalam kategori biaya pra-operasi. Karena mereka berfungsi untuk menjamin keberhasilan penyelesaian proyek, biaya pra-operasi merupakan bagian penting dari investasi awal. Untuk alasan ini, mereka harus dibebankan sebagai aset tidak berwujud dalam dokumen akuntansi.

Biaya operasional dikeluarkan setelah dimulainya operasi proyek secara resmi. Kelompok pengeluaran ini terdiri dari segala sesuatu yang diperlukan untuk menjaga bisnis tetap berjalan, termasuk persediaan, upah karyawan, teknologi, kekayaan intelektual, sewa, dan dana yang dialokasikan untuk kegiatan vital seperti pemasaran, penjualan, dan produksi.

Ini berarti bahwa biaya proyek baik langsung maupun tidak langsung dianggap sebagai biaya operasi selama mereka mengambil bagian dalam pemeliharaan dan pengelolaan proyek sehari-hari. Setelah mengetahui jenis pengeluaran ini sesuai dengan kebutuhan proyek Anda, Anda juga dapat menggunakan angka-angka tersebut untuk menghitung pendapatan operasionalnya – jumlah pendapatan yang direalisasikan dari aktivitas proyek, setelah dikurangi semua biaya operasional. Latihan ini akan memungkinkan Anda untuk melihat apakah usaha Anda menguntungkan atau tidak.

5. Biaya Retrospektif vs Prospektif

Cara lain untuk melihat biaya adalah dengan mempertimbangkan orientasi waktu dan potensi pemulihannya. Dengan demikian, biaya proyek dapat bersifat retrospektif atau prospektif.

Biaya retrospektif juga dikenal sebagai biaya hangus adalah biaya yang telah terjadi di masa lalu dan tidak dapat dipulihkan. Sejak biaya retrospektif telah terjadi, mereka biasanya tidak diperhitungkan selama pengambilan keputusan keuangan. Sebaliknya, karena pengeluaran masa depan yang belum terjadi atau pengeluaran masa lalu yang dapat dipulihkan, biaya prospektif mempengaruhi pengambilan keputusan sampai tingkat yang substansial.

Asumsikan bisnis penerbitan yang berencana untuk menerbitkan novel. Saat memilih strategi penetapan harga untuk buku baru, manajemen memikirkan biaya bahan dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mencetak satu item. Tergantung pada kualitas dan harga kertas dan tinta yang digunakan untuk produksi, biaya untuk produk akhir akan bervariasi. Pada saat yang sama, hal-hal seperti peralatan percetakan seharga $9,000 atau fasilitas $500,000 yang dibeli perusahaan sejak lama tidak akan mempengaruhi keputusan penetapan harga dalam situasi ini.

Bahan cetak dalam hal ini termasuk dalam kategori biaya prospektif karena jumlahnya dapat berubah sesuai dengan keputusan akhir manajemen. Sebaliknya, peralatan dan bangunan yang dibeli adalah biaya hangus – mereka dilakukan di masa lalu dan, dengan demikian, tidak relevan dengan keputusan penetapan harga saat ini.

6. Biaya Peluang vs Biaya Risiko

Kategori terakhir dalam daftar – biaya peluang dan risiko – didefinisikan berdasarkan hasil potensial dari biaya yang dikeluarkan dan kemampuannya untuk menghasilkan keuntungan atau kerugian finansial.

Karena risiko sering menyebabkan kerusakan pada kesehatan keuangan bisnis, biaya risiko terutama mengacu pada hilangnya uang karena kegagalan untuk meramalkan berbagai bahaya lingkungan. Namun demikian, biaya yang dikeluarkan ketika mengelola risiko sering dianggap sebagai biaya risiko juga.

Dengan demikian, selain kerugian finansial langsung yang disebabkan oleh pengaruh eksternal, total biaya risiko (TCOR) terdiri dari aktivitas-aktivitas seperti analisis risiko, mitigasi risiko, pengendalian risiko, dan semua biaya administrasi yang relevan.

Oleh karena itu, dengan mengevaluasi biaya risiko yang berbeda, Anda tidak hanya dapat memprediksi tingkat kemungkinan kerugian akibat perubahan lingkungan pasar, tetapi juga melihat seberapa efektif dan efisien strategi manajemen risiko Anda.

Adapun biaya peluang, ini mengacu pada manfaat finansial yang mungkin terlewatkan oleh bisnis karena memilih satu alternatif investasi di atas yang lain. Bayangkan Anda memiliki dua opsi investasi untuk dipilih, dan masing-masing dari mereka dapat menghasilkan hasil keuangan yang berbeda. Untuk menghitung biaya peluang dalam kasus ini, Anda perlu:

• Memprediksi pengembalian investasi yang diharapkan per setiap peluang,
• Mengidentifikasi perbedaan antara pengembalian yang diasumsikan.

Perbedaan ini akan menjadi biaya peluang Anda. Seperti yang Anda ketahui dari contoh yang diberikan, jenis pengeluaran ini adalah konsep analitis murni. Meskipun demikian, ini memiliki nilai yang sangat besar bagi manajer karena mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, ada banyak cara untuk melihat biaya proyek. Hal ini dimungkinkan untuk mengkarakterisasi biaya dengan:

• Kontribusi mereka terhadap keluaran proyek dan operasi pusat,
• Ketergantungan mereka pada besaran produksi keseluruhan,
• Peran yang mereka mainkan pada tahap yang berbeda dalam siklus hidup proyek,
• Waktu mereka berkomitmen,
• Efek hipotetis mereka pada kesehatan keuangan proyek, dan seterusnya.

Dengan memperkaya pengetahuan Anda tentang berbagai kategori biaya, Anda  dapat meningkatkan kesadaran Anda tentang sumber pengeluaran yang sebelumnya bisa diabaikan. Mampu membedakan berbagai jenis biaya yang terlibat dalam proyek Anda lebih tepat, Anda dapat meningkatkan akurasi hasil estimasi biaya Anda ke tingkat yang substansial.